Politique de confidentialité

1. À propos de cette politique

Cette politique concerne les renseignements utilisés pour traiter les demandes adressées à Ramonage MH Inc. au moyen de son site, de son formulaire et de son espace client. Le formulaire et l’espace client sont reliés au CRM pour permettre à notre équipe de suivre votre dossier.

2. Les renseignements concernés

Selon votre demande : nom, téléphone, courriel, adresse de service et appartement, organisation représentée, services et quantités souhaités, disponibilités, précisions et photos que vous choisissez de joindre. Le suivi peut aussi comprendre les échanges, rendez-vous, soumissions, factures et rapports associés au dossier.

Les accès et le formulaire utilisent également des renseignements techniques utiles à leur fonctionnement et à leur protection, notamment des dates de connexion et des données de prévention des abus. N’envoyez pas de document confidentiel ou d’information sans lien avec le service.

3. Pourquoi ces renseignements sont utilisés

Pour répondre à votre demande, retrouver le bon dossier, éviter les doublons, vérifier les services et l’admissibilité à une offre, proposer des journées, confirmer et suivre une visite, et mettre les documents du dossier à votre disposition.

Certaines demandes simples peuvent être traitées par les automatismes du CRM. Les cas qui nécessitent une vérification restent au bureau. Pour poser une question ou demander l’intervention de notre équipe, utilisez les coordonnées ci-dessous.

Le consentement à être contacté au sujet d’une demande sert à ce suivi. Il ne constitue pas, à lui seul, une inscription à des courriels publicitaires.

4. Les personnes et fournisseurs concernés

La direction, le personnel du bureau et les intervenants chargés du service utilisent les renseignements nécessaires à leurs fonctions : suivi des demandes et rendez-vous, préparation des visites, documents et comptabilité.

Les outils concernés comprennent Ex2 pour l’hébergement du site et du CRM, Microsoft 365 par GoDaddy pour les courriels et Sage 50 pour la comptabilité et les fiches clients. Les données nécessaires au fonctionnement de ces services peuvent être traitées par leurs fournisseurs. Selon les services et leurs sous-traitants, un traitement à l’extérieur du Québec est possible. Pour obtenir des précisions concernant votre dossier, contactez le responsable indiqué ci-dessous.

5. Conservation et protection

Nos règles de conservation distinguent les catégories de renseignements :

• Demandes sans suite et soumissions refusées : une durée cible de 12 mois après la fermeture, sauf lorsqu’un suivi ou une obligation justifie une conservation plus longue.
• Dossiers clients actifs : conservation des renseignements utiles à la relation de service, avec une révision annuelle de leur pertinence.
• Factures et pièces comptables : conservation généralement pendant les six années suivant la fin de la dernière année à laquelle elles se rapportent. Une vérification, une contestation ou une autre obligation peut prolonger cette durée.
• Rapports d’inspection et photos techniques : conservation selon leur utilité pour le suivi, les responsabilités et les obligations applicables. La durée propre à ces documents doit être précisée avec notre assureur; aucune suppression systématique de ces pièces n’est annoncée.

Ces règles sont appliquées par révision des dossiers; le site ne déclenche pas de suppression automatique. Les renseignements devenus inutiles font l’objet d’un examen pour destruction sécuritaire ou anonymisation appropriée, sous réserve des obligations de conservation.

Des sauvegardes quotidiennes sont prévues chez notre hébergeur Ex2. Des copies peuvent subsister dans les sauvegardes pendant leur cycle de conservation. Une demande de suppression tient compte de ces copies et des obligations applicables; leur effacement immédiat n’est pas garanti.

Le CRM utilise des contrôles d’accès et un espace client authentifié. Gardez vos mots de passe et vos liens personnels confidentiels. Ces mesures ne constituent pas une garantie de sécurité absolue.

6. Vos choix et vos demandes

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, une correction et, selon la situation, le retrait d’un consentement ou la suppression d’informations. Les possibilités et les limites applicables seront examinées avec vous; certaines informations peuvent devoir être conservées.

Vous pouvez aussi appeler le bureau pour communiquer votre besoin. Le refus de renseignements indispensables peut empêcher de préparer le service ou de confirmer un rendez-vous. Les photos sont facultatives dans le formulaire de contact.

7. Questions, accès, correction ou plainte

Adressez votre demande à Maxime Gagnon, président de Ramonage MH Inc. et responsable de la protection des renseignements personnels.

Précisez l’objet de votre demande et le moyen de vous joindre. Une vérification d’identité adaptée à la demande peut être nécessaire. Évitez d’envoyer une pièce d’identité par courriel sans instruction de notre équipe.

8. Mise à jour de la politique

La date de version figure en haut de cette page. Les modifications importantes devront être communiquées de façon appropriée aux personnes concernées.

Consulter les ressources de la Commission d’accès à l’information du Québec ↗